医院信息系统和Excel在效期耗材管理中的应用
徐青云　张才友　曾春生▲　王小毛　叶红梅
江西省赣州市肿瘤医院药剂科，江西赣州　341000
［摘要］医疗耗材在整个医疗体系中占有不可替代的地位，为保障医护人员、患者安全使用，并且避免因管理不当造成的损耗浪费，对其效期进行科学有效的管理显得尤为重要。根据效期耗材管理实践，找出耗材效期管理中存在的问题，并结合医院信息系统（具有将数据信息导出Excel功能及在Excel中能一目了然地看出所有近期和失效期耗材）制作效期耗材确认表，同时进行标识管理，实现效期耗材管理工作规范化，这不仅降低了劳动强度，提高了管理效率，还严格防止了耗材过期及将过期耗材发放给医护人员、患者使用的现象。
［关键词］效期耗材；医院信息系统；Excel；库存管理；规范化
随着现代医疗技术的逐步发展，临床诊断和治疗水平的不断提高，医用耗材的应用也越来越多［1］。对其进行规范化、精细化和流程化管理，是医院管理工作中的一个重要部分，其中耗材的有效期管理又是最重要的环节。一个良好的效期管理体系有助于医院提高医疗水平和安全保障［2-3］。效期耗材管理不当，不但影响临床安全使用，还会造成不必要的浪费［4］。本文通过对医用耗材有效期管理的深入调研与探讨，发现应用医院信息系统（HIS）和Excel能够智能实现效期耗材快速有效的管理。
1　效期耗材管理的意义
1.1　有利于保证耗材质量
耗材的有效期是指耗材在一定的贮存条件下，能够保证耗材质量的期限。耗材有效期的长短与耗材的质量密切相关，耗材质量的好坏、优劣关系着手术的成功与否［5］，并且还与临床安全使用、患者的健康密不可分。
1.2　可最大限度降低损耗
在符合规定的贮存条件下，耗材必须在有效期内使用，超过有效期，禁止销售和使用。对耗材进行效期管理，可以最大限度地利用好每一种耗材，防止耗材过期，从而降低医院成本［6］，一但耗材过期，必将会引起损耗，因此应加强耗材的科学规范化管理。
1.3　实用可行性
经过对医疗耗材进行科学合理的效期管理，可以节约资金，降低退换货次数、节约时间，提高工作效率，提高服务水平，从而可以使医院的医疗质量得到保证与提高，使医疗成本得到降低，患者权益得到保障，出现纠纷时也可进行自我保护［7］，是医院提高整体管理的一个重要环节，因此加强耗材的效期管理具有重要意义。
2　效期耗材管理的状况及存在的问题
2.1　效期耗材入库管理
相关实践研究［2，7-9］显示，耗材有效期的管理不但要从采购源头上把好质量关，而且在验收、保管、使用过程中严格按制度执行，同时也要注重追溯医用耗材的使用情况并有所反馈。对交易中的耗材供应商应进行动态的评估、反馈、淘汰。在张凤勤等［10］的效期管理实践中，距离有效期不满6个月者不得入库，除外临床急需的耗材。这些方法在保证耗材质量的同时，对后期效期耗材的管理也起到了极其重要的作用，但在验收过程中，发现公司提供的清单存在较多问题，如打印不清晰、被印章盖住批号与有效期、存在有效期错误，或因打印出现数字“5”与“6”、“3”与“8”难辨认等情况。在通过HIS系统入库时因辨认不清而极易出现录入错误，导致效期管理准确度与难度上升了一个台阶，从而使得HIS系统中的信息难以与实物效期信息相匹配。此外，又缺少进一步核对的较好方法，这些都是应该引起高度重视的问题。
2.2　耗材拆零对效期管理的影响
患者对不同耗材的需求导致各临床科室都不定期地到药库申领耗材，许多耗材都要进行拆零发放，虽有较固定的人员进行耗材发放，但是由于部分耗材用量较大，拆零与整箱的耗材放置处不同，使得严格按照“近期先出”的要求难以保证。此外，临床各科申领人员变动大，对HIS系统学习存在差异，在电脑上申领耗材时，只要看到耗材的名称与规格相对应就点击完成了申领工作，未能考虑耗材效期近的信息还停留在HIS系统中，再加上有些科室不能录入HIS系统，需直接到药库领耗材并当作领急用物品，或存在科室多批次进行申领导致拆零耗材应用而生，因此，拆零耗材的效期管理相对复杂。
2.3　定期进行耗材有效期检查
每月对耗材进行养护的同时，需进行有效期检查，将有效期在6个月内的耗材登记在册，近效期≤6个月者在备注栏中画 “△”，≤3个月者上报并画“☆”。每个月进行检查后，对效期耗材的总体把握性方面较难，不能达到一目了然的效果，同时在书写耗材名称、规格、产家等方面也消耗了大量时间，导致检查与核对的时间相对减少，不可避免地出现漏检情况。
2.4　信息化管理工具管理状态
现有投入使用的HIS系统［11-12］应用软件通过入库［13］后，能较科学地合理化管理医院使用耗材，但在耗材的效期管理方面未能很好地对处理情况进行备注及全面细致地了解实物发放后的效期情况，再加上缺乏自动报警功能，使得耗材的过期现象更易发生。
3　医院信息系统和Excel在效期耗材管理中的应用
3.1　应用HIS系统和Excel的特点及优势
通过前期对HIS系统的应用，发现其可以很好地完成入库与出库，能够较好地监控库存耗材的数量及去向，具有较好的单个耗材查询功能，能较好地满足临床耗材的及时合理使用，基于其具有智能导出Excel的功能，能较好地进行排序、打印、核对、分析，从而极大地节约了手写时间，体现了信息化的优势。
3.2　严格遵循医用耗材的验收制度
在合理采购的情况下，应严格按照验收制度和流程［14］（对其外观质量、名称、厂家、规格、数量、批号、产品效期和生产企业许可证号、合格证检验报告单等进行验证）。另外，对于清单打印不清，批号、效期信息有误的耗材应进行及时更换，对于印章覆盖效期者应进行标注，以有利于将其较好地录入HIS系统，达到信息的准确管理。
3.3　规范医用耗材的入库与发放
将耗材信息如实录入HIS系统后，按照有效期的先后排列入耗材库，在发放耗材时，先将近效期的耗材选择打印出库单。库房工作人员不能只是凭印象发放，而应按批次、按顺序发放，这能规范效期耗材的管理。与此同时，加强临床各科对HIS系统的使用培训，使各科都通过电脑申领耗材，在申领的过程中选择效期近的耗材先申请出库及尽量同一批次领完所要的品种与数量，药库打印出库单后进行耗材的发放，此方法也能很好地达到效期耗材的规范化管理。
3.4　应用HIS系统及Excel程序提高管理
HIS系统具有智能特点，在进入耗材管理菜单后，依次单击界面上的“库存管理→耗材入出存（C）→另Excel”，即可导出Excel，对有效期列进行升序排列，则能快速制成近效期耗材确认表（图1）。这不仅能够提醒库房工作人员近效期的医用耗材，还可以在电脑上很清晰地显示所有数据，避免了因打印而出现的难辨认情况，减少了不必要的错误，从而更好地杜绝了耗材过期，有效保障了患者就医的质量和使用耗材的安全性，同时也最大限度地使医疗成本得到控制和降低。

 
图1　效期耗材确认表
3.5　利用近效期耗材确认表定期清查
每月对耗材进行清查，对于批号及效期不能对应的耗材应进行修改备注，对于未在确认表中的近效期耗材进行加项处理并录入Excel表中，在有近效期的耗材处放置“近效期”标识，以利于及时提醒使用或与供货公司进行退换。保存好近效期耗材确认表，以方便下次清查时进行重点查寻，对于已经过期的耗材可在确认表中进行标注，以利于耗材的追踪。
4　讨论
在使用HIS系统和Excel对效期耗材进行规范化管理的过程中，临床科室因特殊原因应用HIS系统退回耗材时（没有显示批号，但有有效期），应适当地按照效期再发放耗材到其他科室，还应及时发现、及时纠正信息系统导出Excel后反映出的近效期耗材，特别是对未在确认表中的近效期耗材应进行调查研究，不断地进行改善。
HIS系统与Excel联合使用具有简单、灵活、实用性强等特点，可快速找到近效期耗材。人们较熟悉的Excel软件［15］能较好地弥补HIS系统管理应用程序中的机械性与不完善性，可以间接改变当前医疗机构耗材的传统效期管理方法，转变人工记录的滞后管理方式，极大地提高了工作效率。此外，应借鉴相关研究［16］的方法，在系统中设置效期耗材报警提示，这样能起到更好的效果。随着HIS系统的日益完善以及更加规范化、科学化，其可以最大限度地降低因工作疏忽导致的耗材过期风险，防止医护人员、患者误用过期耗材，能够保障临床安全地使用医用耗材，从而可以为医院的发展取得较好的经济效益和社会效益。
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APPlication of hosPital information system and Excel in the management of effect lasted consumable
XU Qing-yun　ZHANG Cai-you　ZENG Chun-sheng▲　WANG Xiao-mao　YE Hong-mei
Department of Pharmacy，Cancer Hospital of Ganzhou City in Jiangxi Province，Ganzhou　341000，China
［Abstract］Medical consumables play an irreplaceable role in the whole medical system.In order to ensure the security use of medical staff and patients，and avoid waste because of the improper management loss，it is particularly important to manage the effect lasted effective and scientific.According to the effective material management practices，the problems that exist in the material effect lasted management were found out and hospital information system was combined with the function of leading data export Excel and could clearly see that all the recent consumables and failure consumables in Excel.The confirmation table of effect lasted consumables was made and identity management was conducted to realize effect lasted consumables management standardization，which not only decrease labour intensity，enhance management effective，but also avoid the phenomenon of payment consumables past due or will be due to medical personnel or patients strict.
［Key words］Effect lasted consumables；Hospital information system；Excel；Inventory management；Standardization
［中图分类号］R197.38
［文献标识码］A
［文章编号］1674-4721（2016）05（c）-0144-03
［基金项目］江西省赣州市指导性科技计划项目（GZ2015ZSF 288）
［作者简介］徐青云（1987-），男，汉族，江西赣州人，硕士，药师，主要从事仓库管理工作
▲通讯作者：曾春生（1973-），男，汉族，江西赣州人，副主任药师
（收稿日期：2016-02-15本文编辑：祁海文）